Á R E A   T E M Á T I C A
CONTROL DE CALIDAD Y COSTOS DE LOS SERVICIOS DE INFORMACIÓN.
Ir a la anterior comunicación Ir a la siguiente comunicación
  C O M U N I C A C I Ó N
Aplicación del concepto de productividad en la biblioteca hospitalaria.
Gemma Prat, Carme Pérez-Ventana.
Hospital Sant Joan. Hospital de Terrassa.

Introducción.
Definición del concepto de productividad.
Aplicación y resultados.
Conclusiones.
Bibliografía.
  R E S U M E N

El concepto de productividad, ha sido introducido en los últimos años en el mundo de las bibliotecas. Debido a la política de reducción de costos sufrida últimamente en nuestros hospitales, es ahora cuando nos interesamos en aplicarlo.

Los responsables de la biblioteca médica debemos hacer una evaluación de nuestros servicios para demostrar de manera tangible la utilidad de la biblioteca dentro del entorno hospitalario. De esta forma no sólo mostraremos su necesidad y valor sino también su contribución a la competitividad de la institución.

Para ello, hemos desarrollado un sistema para medir la productividad, contabilizando y cuantificando las tareas de los diferentes servicios, comparándolas con el tiempo dedicado a cada una de ellas y analizando los datos obtenidos.

Se evalúa la productividad de dos bibliotecas hospitalarias de la provincia de Barcelona: Hospital Sant Joan de Déu (HSJD) y Hospital de Terrassa (HTE), y una vez obtenidos los resultados se establece una comparación entre ambas.

La metodología empleada, es en primer lugar dividir las tareas entre fijas y variables, contabilizando el tiempo dedicado a cada una de ellas. En segundo lugar, se dividen entre las horas empleadas y el número de ítemes producidos, obteniendo el tiempo medio utilizado para cada ítem.

El análisis de los resultados nos dará una visión sobre la efectividad del personal, necesidades básicas de infraestructura de la biblioteca, análisis de los costes operativos y desarrollo de pautas de los servicios.

  P A L A B R A S   C L A V E
Productividad / Biblioteca hospitalaria / Análisis y resultados de trabajo / Estudio comparativo / Estudios de tiempo y funcionamiento.


  Introducción

Esta comunicación examina la aplicación de una medida de productividad para evaluar los resultados de nuestras bibliotecas, en este caso hospitalarias. Se define el concepto y se dan directrices para el desarrollo de un programa de valoración, describiendo los pasos a seguir para la aplicación de un sistema típico de medida de productividad, incluyendo un proceso para calcular los estándares de cantidad de trabajo.

Con este trabajo pretendemos dar una herramienta a todos los profesionales de la información que quieran medir la productividad de sus bibliotecas, dando unas pautas adaptables según las necesidades específicas de cada centro. En este caso se establece una comparación entre dos bibliotecas de similares características.

La Biblioteca del Hospital de Terrassa (HTE) fundada en 1991 con un fondo de medicina general y las obras básicas de cada especialidad, y la Biblioteca del Hospital Sant Joan de Déu (HSJD) creada el año 1972, dotada de un importante fondo especializado en pediatría, ginecología y obstetricia.

Las dos bibliotecas tienen a una bibliotecaria-documentalista como responsable, infraestructura parecida, y ofrecen los mismos servicios: información bibliográfica, búsqueda bibliográfica retrospectiva informatizada, servicio de obtención de documentos, sala de lectura, préstamo y autoservicio de fotocopias.

 

  Definición del concepto de productividad

El concepto de productividad hace pocos años que se aplica en el mundo de las bibliotecas. Es ahora y debido a la presión por la reducción de costes que nos vemos obligados a aplicar métodos capaces de demostrar la eficiencia del coste en términos cuantitativos.

Debido a la novedad de tema hay muy poca bibliografía al respecto, sobre bibliotecas encontramos estudios de control de calidad, de administración, de tiempo, de simplificación del trabajo, de evaluación de servicios concretos... pero la aplicación del concepto de productividad es muy reciente en nuestro mundo.

El estudio de la literatura nos ha revelado que sólo existe un trabajo reciente sobre productividad en bibliotecas médicas(1), otro en bibliotecas especiales(2), otro en académicas(3) y varios sobre el concepto en general, dirigidos principalmente a bibliotecas públicas(4-6).

Williams(2) aplica el concepto de productividad en dos bibliotecas federales especializadas, estableciendo una relación entre los años trabajados y los resultados conseguidos, así dividiendo los resultados entre los sueldos anuales obtiene el coste de cada ítem.

Opina que, para obtener una visión más amplia se pueden aplicar otras medidas de evaluación como la satisfacción del usuario, beneficio de coste, valor de la información, funcionamiento del servicio de obtención de documentos y la calidad de la información.

Waldhart(3), establece que la productividad total es igual a las salidas totales (número de ítemes producidos) divididas entre el trabajo del personal, más el capital invertido, la infraestructura empleada y los servicios ejecutados. Ésta es una aplicación muy amplia del concepto ya que contempla todos los costes.

Para la elaboración del trabajo se ha utilizado la definición de productividad descrita por Phillips (1) en el que se identifica la productividad como la división entre el rendimiento y la inversión, o bien entre los resultados obtenidos y los recursos consumidos, limitando la inversión al capital humano, sin tener en cuenta otros factores cómo infraestructura, capital invertido etc...

Es decir se contabiliza el tiempo dedicado a cada tarea dividiéndolo con los resultados obtenidos (fig. 1).

Siendo los resultados obtenidos igual a número de ítemes producidos en una tarea determinada y los recursos consumidos, el tiempo empleado.

 

  Aplicación y resultados

Para la confección del trabajo, en primer lugar se han dividido las funciones principales de la biblioteca en dos grupos; las tareas fijas y las variables (tabla 1), siendo las fijas aquellas que se realizan independientemente del volumen de actividad y las variables aquellas que oscilan según el movimiento de la biblioteca, y son contables.

Tabla 1. FUNCIONES PRINCIPALES
FIJAS VARIABLES
Gestión (informes, presupuestos, memorias, estadísticas, adquisiciones,...).
Tareas administrativas (reclamaciones, peticiones,...).
Servicio de referencia (atención usuario).
Número de búsquedas bibliográficas.
Número de artículos pedidos.
Número artículos fotocopiados.
Orden fondo.
Préstamo.
Control revistas.
Catalogación / Clasificación.

Posteriormente se contabiliza el tiempo empleado para cada tarea durante un mes, o sea el tiempo mensual dedicado a cada función sea variable o fija.

Una vez establecido el tiempo requerido para cada trabajo se contabilizan los resultados obtenidos durante un año en cada servicio, obteniendo posteriormente la media mensual del año (tabla 2).

Tabla 2. TIEMPO DEDICADO A CADA ACTIVIDAD
  HTE (150 horas/mes) HJSD (154 horas/mes)
  Horas mes Ítems produc. Estándar trabajo Horas mes Ítems produc. Estándar trabajo
Catalog / Clasif 12 25 0.48 20 40 0.5
Control revistas 20 340 0.05 20 292 0.06
Préstamo 2 16 0.12 4 20 0.2
Orden fondo 4 148 0.02 8 768 0.01
Búsquedas 32 51 0.62 40 70 0.57
Envío artículos 32 93 0.34 12 53 0.22
Petición artículos 8 50 0.16 12 20 0.6
Otros (tareas administrativias, atención usuario, referencia,...) 40 150 0.26 38 136 0.27

Una vez procesados estos datos, se efectúa una división entre el tiempo empleado y los resultados obtenidos, obteniéndose así, el número estándar del tiempo dedicado a cada ítem (fig. 2). Aplicando este número se podrá calcular el índice de productividad de cualquier otro período (tabla 2).

En nuestro caso, una vez obtenido el número estándar, hemos elegido un mes del año 1993 y se ha contabilizado el volumen mensual de trabajos producidos en los distintos servicios, (por ejemplo el número total de búsquedas bibliográficas), y se han multiplicado por el número estándar, lo que nos ha dado el número de horas que deberían haberse empleado en la realización de las tareas. Una vez obtenido este número de horas se suman (tabla 3), dividiendo el resultado entre el número de horas de trabajo mensual. Si el resultado obtenido lo multiplicamos por cien (fig. 3) obtendremos el tanto por ciento de productividad mensual (fig. 4).

Tabla 3. CÓMPUTO HORAS MENSUALES REQUERIDAS
  HTE (150 horas/mes) HJSD (154 horas/mes)
  Volumen mensual trabajo Estándar tiempo / ítem Horas mes requer Volumen mensual trbajo Estándar tiempo / ítem Horas mes requer
Catalog / Clasif 29 0.48 13.92 32 0.5 16
Control revistas 339 0.05 16.95 275 0.06 16.5
Préstamo 15 0.12 1.8 11 0.2 2.2
Orden fondo 150 0.02 3 780 0.01 7.8
Búsquedas 67 0.62 41.54 100 0.57 57
Envío artículos 98 0.34 33.32 36 0.22 7.92
Petición artículos 52 0.16 8.32 25 0.6 15
Otros (tareas administrativias, atención usuario, referencia,...) 36 0.26 9.36 31 0.27 8.37
TOTAL     128.21     130.79


Tal y como se indicaba arriba se ha aplicado la fórmula y los índices de productividad mensuales de cada biblioteca son (fig. 4)

Según muestran los resultados (fig. 4), casi idénticos, debido a la similitud de las bibliotecas, podemos deducir que tienen un índice de productividad muy aceptable, parecido al de otros centros. El tanto por ciento de productividad en el trabajo de Phillips(3), se establece en un 87%, mientras que aquí podemos observar que en el HSJD el índice de productividad es de un 84.9% y el del HTE de un 85.4%, esto nos indica que a pesar de que el número de horas mensuales trabajadas es diferente, HSJD 154 y HTE 150 la productividad es casi la misma.

La única diferencia notable que se observa es en el estándar de petición de artículos, debido a que el HSJD pide la mayoría fuera de Cataluña y la tarea es más compleja al tener que contactar directamente.

 

  Conclusiones

La biblioteca, para anticiparse a posibles problemas y poder controlar su estado, debe someterse a exámenes periódicos. Es preferible prevenir, que curar, ya que resulta fácil caer en la monotonía y en la rutina. Este control sencillo, es un método de análisis práctico para evaluar los recursos humanos de la biblioteca.

Si esta evaluación se efectúa periódicamente, obtendremos una visión conjunta que nos permitirá conocer la tendencia de la biblioteca, a la alza o en descenso.

El hecho de conocer que durante un mes el índice de productividad ha sido de 83%, en si mismo no explica nada. Pero si el mes anterior fue de 78% y el anterior de 71%, nos indica claramente un aumento de la actividad tanto por parte de los recursos humanos como de la productividad del fondo.

Estos resultados pueden convertirse en una herramienta a la hora de defender nuevas inversiones, para mejorar la rentabilidad. Igualmente nos permitirán defender la esencialidad de estos servicios a la hora de ajustar los presupuestos.

Estos datos también nos serán muy útiles a la hora de planificar las diferentes tareas, ya que tendremos el indicador aproximado de tiempo empleado en la realización de cada una de ellas. Al mismo tiempo servirán para hacer un diagnóstico como base de partida a un plan de organización de productividad.

En el caso de que los resultados sean negativos, será el momento de plantear las posibles fallos y las correspondientes soluciones, detectando donde están los errores.

 

  Bibliografía
  1. Phillips SA. Productivity measurement in hospital libraries: a case report. Bull Med Libr Assoc 1990; 78(2): 146-53.
  2. Williams RV. Productivity measurements in special libraries: prospects and problems for use in performance evaluation. Spec Libr 1988; 79(2): 101-14.
  3. Waldhart TJ, Marcum TP. Productivity measurement in academic libraries. Adv Librarianship 1976; 6: 53-77.
  4. Lubans J. Productivity in libraries? Managers step aside! J Libr Administr 1992; 17(3): 23-42.
  5. Lancaster FW. If you want to evaluate your library. London: Library Association Publishing Ltd., 1988.
  6. Van House N. Output measures for public libraries: a manual of standarized procedures. 2d ed. Chicago: American Library Association, 1987.
  7. Ferré Trenzano JM. Marketing & competitividad: su diagnóstico en la empresa. Barcelona: Vicens Vives, 1988.
  8. Peters T. Del caos a la excelencia: manual para una revolución en la dirección y administración de empresas. Barcelona: Folio, 1989.

Home page
Copyright © 2000 ABADIB Web realizado por InterSalud
Área temática: Control de calidad y costes de los servicios de información. ABADIB - Apartado de Correos 1488 - 07080 Palma de Mallorca (España)
Web: http://www.abadib.es - E-mail: abadib@abadib.es
Principio de página